Kairos est l’outil numérique officiel de France Travail qui permet aux organismes de formation de transmettre en ligne toutes les informations sur les parcours de formation. Concrètement, il remplace les échanges papier par une plateforme sécurisée, rapide et centralisée.
Avec Kairos, vous pouvez notamment :
- déclarer l’entrée, l’arrêt ou la sortie d’un stagiaire en formation
- publier les modalités de recrutement d’une formation
- suivre l’avancement des dossiers en temps réel
- récupérer automatiquement les données déjà saisies dans le CARIF régional
Dans cet article, on vous explique comment fonctionne Kairos, qui peut l’utiliser et comment bien s’en servir.
Kairos France Travail : à quoi sert cet outil en ligne ?
Kairos est conçu pour fluidifier les échanges administratifs entre les organismes de formation et France Travail. Avant son existence, ces échanges passaient souvent par des courriers, des appels ou des formulaires papier. Aujourd’hui, tout se fait en ligne, depuis un espace dédié.
L’outil permet de centraliser plusieurs types d’informations : les attestations d’inscription, les attestations d’entrée en formation, les déclarations d’absence ou d’abandon. Il sert aussi à suivre le remplissage des sessions et l’avancement des devis.
Son objectif est simple : donner à France Travail une vision claire et actualisée de chaque parcours de formation, du premier contact jusqu’au bilan final.
Qui peut utiliser Kairos France Travail ?
Kairos s’adresse principalement aux organismes de formation qui accueillent des demandeurs d’emploi orientés par France Travail, les Missions locales ou Cap emploi. Ce ne sont donc pas les apprenants eux-mêmes qui utilisent l’outil, mais bien les structures qui les forment.
Les équipes concernées sont notamment :
- les responsables pédagogiques et administratifs des organismes de formation
- les référents formation qui gèrent les dossiers en lien avec France Travail
- les coordinateurs de parcours travaillant avec des publics en insertion
Si votre organisme accueille des stagiaires financés ou orientés par France Travail, Kairos vous concerne directement.
Quelles démarches peut-on faire avec Kairos ?
Kairos couvre un large périmètre de démarches administratives. Voici un tableau récapitulatif des principales actions réalisables depuis la plateforme :
| Action | Détail |
|---|---|
| Attestation d’inscription | Confirmer qu’un stagiaire est bien inscrit dans la formation |
| Attestation d’entrée en formation | Valider le début effectif de la formation |
| Déclaration d’absence | Signaler une absence du stagiaire |
| Déclaration d’abandon | Indiquer qu’un stagiaire a quitté la formation avant son terme |
| Publication de modalités de recrutement | Rendre une formation visible pour les conseillers et les candidats |
| Suivi des devis | Consulter l’état d’avancement des devis liés à la formation |
| Suivi du remplissage des sessions | Visualiser les places disponibles ou pourvues |
Chaque action est traçable et horodatée, ce qui sécurise les échanges entre les parties.
Pourquoi Kairos simplifie les échanges avec France Travail ?
Kairos supprime les allers-retours inutiles. Avant cet outil, un organisme de formation devait souvent contacter manuellement son conseiller France Travail pour signaler un changement de situation d’un stagiaire. Cela prenait du temps et générait des erreurs.
Avec Kairos, les informations circulent en temps réel. France Travail, les Missions locales et Cap emploi peuvent consulter les données directement, sans attendre un courrier ou un email. Cela réduit les délais de traitement et améliore la coordination entre les acteurs.
Pour un organisme qui gère des dizaines de stagiaires simultanément, le gain de temps est réel et mesurable.
Les informations à transmettre dans les 3 jours
C’est l’un des points les plus importants à connaître. Les décrets de 2017 et 2019 imposent aux organismes de formation de transmettre certaines informations à France Travail dans un délai de 3 jours.
Ce délai s’applique à trois situations précises :
- L’entrée en formation : dès que le stagiaire commence effectivement sa formation
- L’arrêt de formation : si le stagiaire quitte la formation avant son terme
- La sortie de formation : à la fin normale du parcours
Respecter ce délai est une obligation légale. Un retard peut entraîner des complications pour le suivi administratif du stagiaire, notamment concernant ses allocations. Kairos est précisément conçu pour faciliter le respect de ce délai.
Comment Kairos se relie au CARIF régional et à l’offre de formation ?
Le CARIF (Centre d’Animation, de Ressources et d’Information sur la Formation) régional recense l’offre de formation disponible dans chaque région. Kairos peut récupérer automatiquement les informations déjà saisies dans ce référentiel.
Concrètement, cela signifie que vous n’avez pas à ressaisir les mêmes données dans plusieurs systèmes. Si votre formation est déjà référencée dans le CARIF régional, Kairos peut en importer les informations clés : intitulé, durée, objectifs, lieu, etc.
Ce lien entre les deux outils fait gagner un temps précieux aux équipes administratives et réduit les risques d’erreurs liées à une double saisie.
Publier les modalités de recrutement d’une formation
Kairos permet aux organismes de formation de publier les conditions de recrutement de leurs sessions. Ces informations sont ensuite visibles par :
- les conseillers France Travail
- les référents des Missions locales
- les équipes de Cap emploi
- les demandeurs d’emploi via les outils Trouver ma formation (sur francetravail.fr) et l’application Ma Formation
Publier ces modalités clairement a un impact direct sur le remplissage des sessions. Les candidats et les conseillers savent exactement ce qu’il faut pour intégrer une formation : prérequis, dates, modalités de sélection, lieu. Cela accélère le recrutement et réduit les malentendus.
Suivre une formation en temps réel avec Kairos
L’un des atouts majeurs de Kairos est le suivi en temps réel. Depuis votre espace, vous pouvez visualiser à tout moment :
- le taux de remplissage de chaque session
- l’état d’avancement des devis en cours
- les étapes franchies pour chaque stagiaire (du recrutement au bilan)
- les déclarations déjà transmises ou en attente
Ce tableau de bord permet de piloter les actions de formation de façon plus structurée. Vous identifiez rapidement ce qui avance, ce qui est bloqué et ce qui nécessite une action de votre part.
Adhérer à Kairos : ce qu’il faut savoir avant de commencer
Pour utiliser Kairos, votre organisme doit passer par une démarche d’adhésion. Cette étape est indispensable avant tout accès à la plateforme.
France Travail met à disposition une page dédiée intitulée "Adhérer à Kairos" sur le portail ActuFormation. Il est conseillé de la consulter en priorité pour connaître les étapes à suivre et les éléments à préparer.
À ce stade, les informations publiquement disponibles ne détaillent pas la liste complète des documents à fournir ni les délais de traitement. Il faut donc contacter directement France Travail ou consulter votre DREETS régionale pour obtenir un accompagnement personnalisé lors de la procédure d’adhésion.
Une erreur fréquente à éviter avec Kairos
La principale erreur observée est le retard dans la transmission des informations. Des organismes déclarent parfois l’entrée en formation plusieurs semaines après le début effectif du parcours, pensant que quelques jours de délai ne posent pas de problème.
Or, le délai légal est de 3 jours maximum. Un retard peut bloquer le versement des allocations du stagiaire. Il peut aussi créer des incohérences dans les dossiers de suivi de France Travail.
La bonne pratique est simple : dès qu’un stagiaire entre, arrête ou termine sa formation, vous avez 3 jours pour le signaler dans Kairos. Mettez en place un processus interne pour ne jamais dépasser ce délai.
Quelles alternatives ou compléments à Kairos pour les organismes de formation ?
Kairos s’inscrit dans un écosystème plus large. Voici les outils qui le complètent utilement :
| Outil | Rôle |
|---|---|
| CARIF régional | Référencement de l’offre de formation |
| Trouver ma formation (francetravail.fr) | Moteur de recherche de formations pour les candidats |
| Ma Formation (application mobile) | Accès aux formations depuis un smartphone |
| ActuFormation (France Travail) | Ressources, actualités et FAQ pour les organismes |
| Statistiques Kairos | Suivi de l’activité et des données chiffrées |
Ces outils ne se substituent pas à Kairos : ils s’articulent avec lui pour offrir une chaîne complète, du référencement de la formation jusqu’au suivi du stagiaire.
Où trouver de l’aide et des ressources sur Kairos France Travail ?
France Travail a mis en place le portail ActuFormation, spécialement dédié aux organismes de formation. Vous y trouverez :
- une présentation complète de Kairos
- les démarches pour adhérer
- des vidéos tutorielles
- une rubrique de questions-réponses fréquentes
- les statistiques liées à l’usage de l’outil
- les actualités réglementaires sur la formation professionnelle
Ce portail est le point d’entrée recommandé pour toute structure souhaitant comprendre ou utiliser Kairos. En cas de difficulté technique, le conseiller France Travail référent de votre organisme reste aussi un interlocuteur de premier niveau.
Ce qu’il faut retenir sur Kairos France Travail
À retenir :
- Kairos est l’outil numérique de France Travail dédié aux organismes de formation pour transmettre les informations sur les parcours.
- L’entrée, l’arrêt et la sortie de formation doivent être déclarés dans les 3 jours (obligation issue des décrets de 2017 et 2019).
- Les données du CARIF régional peuvent être récupérées automatiquement, ce qui évite la double saisie.
- La publication des modalités de recrutement dans Kairos rend la formation visible sur Trouver ma formation et l’application Ma Formation.
- L’adhésion à Kairos est une étape obligatoire : elle se prépare via le portail ActuFormation de France Travail.