Arkevia est un coffre-fort numérique qui permet de stocker, protéger et retrouver vos documents importants en toute sécurité. Développé par le groupe Cegedim, il s’adresse aussi bien aux entreprises qu’aux salariés qui souhaitent centraliser leur gestion documentaire sans risque de perte.
Voici ce que vous allez découvrir dans ce guide :
- ce qu’est concrètement Arkevia et à quoi il sert au quotidien
- quels types de documents vous pouvez y conserver
- comment la sécurité et la valeur juridique des fichiers sont garanties
- ce que propose MyArkevia, l’espace personnel du salarié
- comment bien s’inscrire, partager des documents et optimiser son usage sur le long terme
Que vous soyez salarié, responsable RH ou simplement curieux, ce guide vous donne toutes les clés pour comprendre et utiliser Arkevia efficacement.
Arkevia : qu’est-ce que ce coffre-fort numérique et à quoi sert-il ?
Arkevia est une solution d’archivage numérique sécurisé, éditée par le groupe Cegedim, spécialiste français des technologies de santé et des logiciels RH. Son rôle principal est de centraliser des documents importants dans un espace unique, accessible en ligne, protégé et pérenne.
Concrètement, Arkevia sert à :
- stocker des documents personnels et professionnels sans risque de perte
- retrouver rapidement un fichier grâce à un moteur de recherche intégré
- partager des documents de façon sécurisée avec un tiers (banque, administration, bailleur)
- automatiser l’envoi de certains documents RH, comme les bulletins de paie
- passer au zéro papier pour les entreprises qui souhaitent digitaliser leur gestion
C’est un outil pensé pour simplifier la vie administrative, côté entreprise comme côté salarié.
Comment fonctionne Arkevia au quotidien pour l’entreprise et le salarié ?
Du côté de l’entreprise, Arkevia se connecte aux logiciels de paie existants. Une fois la paie validée, les bulletins de salaire sont déposés automatiquement dans le coffre-fort de chaque salarié. Aucune impression, aucune mise sous pli, aucun envoi postal.
Le salarié reçoit ensuite une notification par email. Il se connecte à son espace personnel MyArkevia, et son document est disponible immédiatement.
Du côté du salarié, l’expérience est simple :
- connexion sécurisée via identifiant et double authentification
- accès à tous les documents déposés par l’entreprise ou ajoutés manuellement
- classement, téléchargement ou partage en quelques clics
L’interface est accessible via un portail web. Une version mobile est également évoquée, sans détails précis sur ses fonctionnalités.
Quels documents peut-on conserver dans Arkevia ?
Arkevia accepte une large variété de documents. Voici un tableau récapitulatif des principales catégories :
| Type de document | Exemples concrets | Usage principal |
|---|---|---|
| Documents RH | Bulletins de paie, contrats de travail | Salarié + entreprise |
| Documents d’identité | Carte d’identité, passeport | Usage personnel |
| Diplômes et certifications | Bac, BTS, licences professionnelles | Candidature, démarches |
| Contrats personnels | Assurances, bail locatif | Usage personnel |
| Documents administratifs | Avis d’imposition, justificatifs de domicile | Démarches officielles |
La plateforme permet de séparer les documents personnels des documents professionnels. Cette organisation facilite la navigation et limite les confusions.
Pourquoi Arkevia est particulièrement adapté aux bulletins de paie ?
Les bulletins de salaire sont des documents à forte valeur légale. Ils servent lors d’une demande de crédit, d’un dossier locatif, d’une démarche retraite ou d’un litige prud’homal.
Arkevia est pensé pour ce cas d’usage précis. Voici pourquoi :
- intégration directe avec les logiciels de paie de l’entreprise
- dépôt automatique sans intervention manuelle du service RH
- notification immédiate au salarié par email
- conservation longue durée : jusqu’à 50 ans minimum pour certains documents
- accès maintenu après départ de l’entreprise, via MyArkevia
Pour les équipes RH, le gain est réel. Fini les enveloppes, les affranchissements et les relances pour bulletins perdus. Pour le salarié, tous ses bulletins sont réunis au même endroit, consultables à tout moment, sans dépendre de son ancien employeur.
Sécurité, chiffrement et double authentification : comment Arkevia protège vos documents
La sécurité est au cœur du dispositif Arkevia. Plusieurs mécanismes protègent vos fichiers :
Le chiffrement AES-256 est appliqué à tous les documents stockés. C’est l’un des standards les plus robustes disponibles aujourd’hui. Concrètement, même en cas d’accès non autorisé aux serveurs, les fichiers restent illisibles.
La double authentification ajoute une couche de protection supplémentaire. En plus de votre mot de passe, un code temporaire vous est demandé à chaque connexion. Ce mécanisme réduit fortement le risque de piratage, même en cas de vol de mot de passe.
Le partage sécurisé fonctionne via des liens contrôlés, avec possibilité de fixer une date d’expiration et de limiter le nombre de téléchargements.
Ces trois niveaux de protection font d’Arkevia un outil fiable pour des documents sensibles.
Hébergement en France, RGPD et valeur juridique : ce qu’il faut savoir
Les données Arkevia sont hébergées en France, dans des centres de données certifiés ISO/IEC 27001. Cette certification internationale atteste d’un système de management de la sécurité de l’information rigoureux.
La plateforme est également conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), ce qui garantit que vos données personnelles sont traitées dans le respect de la législation européenne.
Sur le plan juridique, Arkevia s’appuie sur la norme NF Z42-020, qui encadre la numérisation de documents à valeur probatoire. Les fichiers peuvent être :
- horodatés : la date et l’heure de dépôt sont certifiées
- signés électroniquement : l’authenticité du document est renforcée
Ces caractéristiques permettent aux documents archivés d’être utilisés comme preuves dans des démarches officielles ou des procédures légales.
MyArkevia : l’espace personnel du salarié expliqué simplement
MyArkevia est l’interface personnelle accessible par le salarié. C’est important de bien distinguer les deux notions :
| Terme | Ce que c’est | Qui l’utilise |
|---|---|---|
| Arkevia | La plateforme technique globale | Entreprise + salarié |
| MyArkevia | L’espace personnel du salarié | Salarié uniquement |
MyArkevia appartient au salarié, pas à l’entreprise. Cela signifie que l’accès est maintenu même après un départ, une rupture de contrat ou un changement d’employeur.
L’accès est gratuit à vie pour le salarié. La conservation de certains documents peut atteindre 50 ans minimum, ce qui couvre largement l’ensemble d’une carrière professionnelle jusqu’à la retraite.
Partage sécurisé de documents : comment transmettre un fichier sans risque
Envoyer un bulletin de paie ou un contrat par email classique comporte des risques : pièce jointe interceptée, document stocké sans contrôle, accès illimité dans le temps.
Arkevia propose une alternative plus sûre : le partage par lien sécurisé. Voici comment cela fonctionne :
- vous sélectionnez le document à partager dans votre espace
- vous générez un lien sécurisé unique
- vous définissez une date d’expiration pour le lien
- vous limitez si besoin le nombre de téléchargements autorisés
- vous envoyez ce lien au destinataire (banque, bailleur, administration)
Le destinataire accède au document pendant la durée définie, puis le lien devient inactif. Vous gardez ainsi le contrôle total sur vos fichiers, sans risque d’exposition prolongée.
Erreur courante à éviter avec Arkevia : négliger l’organisation et le classement des documents
Arkevia peut accueillir des dizaines, voire des centaines de fichiers sur plusieurs années. Sans organisation dès le départ, retrouver un document précis devient vite laborieux.
L’erreur la plus fréquente est de laisser les fichiers sans nommage clair ni classement par dossier. Un bulletin de paie nommé automatiquement "doc_2024_10.pdf" ne dit pas grand-chose six mois plus tard.
Quelques bonnes pratiques simples :
- renommez vos fichiers dès leur dépôt (exemple : "bulletin-paie-octobre-2024-entreprise-X")
- créez des dossiers thématiques : RH, identité, logement, assurances
- séparez systématiquement les documents personnels et professionnels
- vérifiez chaque trimestre que vos documents importants sont bien présents
Arkevia face aux alternatives : coffre-fort numérique, GED ou simple cloud ?
Il existe plusieurs façons de stocker des documents numériquement. Voici une comparaison claire :
| Solution | Valeur juridique | Sécurité | Conservation longue durée | Usage RH intégré |
|---|---|---|---|---|
| Arkevia | Oui (NF Z42-020) | Élevée (AES-256, ISO 27001) | 50 ans+ | Oui |
| GED classique | Variable | Moyenne à élevée | Variable | Partiel |
| Cloud grand public (Drive, Dropbox) | Non | Moyenne | Non garantie | Non |
| Email personnel | Non | Faible | Non garantie | Non |
Le cloud grand public est pratique, mais il n’offre ni valeur juridique ni garantie de conservation longue durée. Arkevia se distingue par son positionnement sur la conformité légale et l’intégration RH.
Comment s’inscrire, activer son compte et récupérer ses accès ?
L’inscription à Arkevia se fait généralement à l’initiative de l’employeur. Voici les étapes habituelles :
- invitation par email : vous recevez un lien d’activation de votre entreprise
- activation du compte : vous cliquez sur le lien et créez votre mot de passe
- connexion initiale : vous vous connectez avec votre email et votre mot de passe
- activation de la double authentification si elle est proposée
En cas de problème d’accès, l’adresse de contact support est contact@arkevia.com. Pensez à préciser votre nom, votre email de connexion et le nom de votre entreprise. La procédure exacte de récupération de compte n’est pas détaillée publiquement.
Conseils pratiques pour bien utiliser Arkevia sur le long terme
Pour tirer le meilleur parti de votre coffre-fort numérique, voici les réflexes à adopter :
- conservez vos identifiants dans un gestionnaire de mots de passe sécurisé
- activez la double authentification dès que vous en avez la possibilité
- classez vos documents dès leur arrivée, sans attendre
- utilisez les liens sécurisés plutôt que les pièces jointes email pour tout partage
- fixez toujours une date d’expiration sur vos liens de partage
- vérifiez trimestriellement que vos documents essentiels sont bien présents
- conservez une copie locale des documents les plus critiques en parallèle
- surveillez les emails de notification pour ne rater aucun dépôt important
À retenir
- Arkevia est un coffre-fort numérique sécurisé, conforme RGPD et hébergé en France, édité par le groupe Cegedim.
- Les documents sont chiffrés en AES-256 et protégés par double authentification.
- MyArkevia est l’espace personnel du salarié, gratuit à vie, accessible même après un départ de l’entreprise.
- Certains documents peuvent être conservés pendant 50 ans minimum, avec valeur juridique grâce à la norme NF Z42-020.
- Le partage sécurisé par lien expirant vous donne un contrôle total sur vos fichiers partagés.